Cơ sở dữ liệu là gì? Vai trò, phân loại và tầm rất cần thiết của Database?

Trong nhiều năm vừa qua, thuật ngữ Cơ sở dữ liệu – Database đã trở nên quen thuộc trong nhiều lĩnh vực. những ứng dụng tin học vào quản lý ngày càng nhiều và lan rộng, hầu hết những lĩnh vực kinh tế, xã hội… đều đã ứng dụng những thành tựu mới của tin học vào phục vụ công tác chuyên môn của mình. Chính vì lẽ đó mà ngày càng nhiều người quan tâm tới thiết kế, xây dựng và ứng dụng cơ sở dữ liệu (CSDL).

một. Cơ sở dữ liệu là gì?

CSDL và khoa học CSDL đã sở hữu những tác động to lớn trong việc phát triển sử dụng máy tính. sở hữu thể nói rằng CSDL ảnh hưởng tới tất cả những nơi sở hữu sử dụng máy tính như: Kinh doanh (thông tin về sản phẩm, khách hàng,…), Giáo dục (thông tin về sinh viên, điểm,…), Thư viện (thông tin về tài liệu, tác giả, độc giả,…), Y tế (thông tin về bệnh nhân, thuốc…),…

Cơ sở dữ liệu là hệ thống thông tin sở hữu cấu trúc, sở hữu tính nhất quán được lưu trữ tại những thiết bị lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng cho nhiều người, nhiều chương trình khác nhau. ko cơ quan, đơn vị nào sở hữu thể phủ nhận được vai trò của dữ liệu.

những cơ sở dữ liệu được sắp xếp theo cấu trúc riêng, tạo thành những trường dữ liệu hay bản dữ liệu, và sở hữu thể liên hệ với nhau. Được người sử dụng chỉnh sửa, bổ sung, truy cập, truy xuất tùy theo mục đích sử dụng khác nhau.

Hệ thống cơ sở dữ liệu sở hữu thể khắc phục tất cả những nhược điểm của hệ thông tin lúc được tích trữ dưới dạng tệp tin như: Hạn chế tối đa sự trùng lặp, tăng sự chia sẻ về thông tin. Kiểm soát được số người truy xuất và truy cập vào nguồn thông tin nhờ tính năng quyền bảo mật.

Danh bạ điện thoại là một ví dụ về CSDL lúc nó là tập hợp những thông tin sở hữu ý nghĩa, sở hữu cấu trúc và những thông tin này sở hữu liên quan với nhau và sở hữu thể hệ thống được.

Trong khái niệm này, chúng ta cần nhấn mạnh, CSDL là tập hợp những thông tin sở hữu tính chất hệ thống, ko phải là những thông tin rời rạc, ko sở hữu liên quan với nhau. những thông tin này phải sở hữu cấu trúc và tập hợp những thông tin này phải sở hữu khả năng đạt được ý muốn nhu cầu khai thác của nhiều người sử dụng một cách đồng thời. Đó cũng chính là đặc trưng của CSDL.

Cơ sở dữ liệu tiếng Anh là: Database

2. Ưu điểm cơ sở dữ liệu:

Từ khái niệm trên, ta thấy rõ ưu điểm nổi bật của CSDL là:

Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó đảm bảo được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu (Cấu trúc của cơ sở dữ liệu được định nghĩa một lần. Phần định nghĩa cấu trúc này gọi là meta-data, và được Catalog của HQTCSDL lưu trữ).

Xem thêm: Xin cung cấp dữ liệu đất đai

Đảm bảo sự độc lập giữa dữ liệu và chương trình ứng dụng (Insulation between programs and data): Cho phép thay đổi cấu trúc, dữ liệu trong cơ sở dữ liệu mà ko cần thay đổi chương trình ứng dụng.

Trừu tượng hoá dữ liệu (Data Abstraction): Mô hình dữ liệu được sử dụng để làm ẩn lưu trữ vật lý yếu tố của dữ liệu, chỉ biểu diễn cho người sử dụng mức khái niệm của cơ sở dữ liệu.

Nhiều khung nhìn (multi-view) cho những đối người sử dụng khác nhau: Đảm bảo dữ liệu sở hữu thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau. Vì yêu cầu của mỗi mục tiêu sử dụng CSDL là khác nhau nên tạo ra nhiều khung nhìn vào dữ liệu là cần thiết.

Đa người sử dụng (multi-user): Khả năng chia sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau.

Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu là cần thiết. ko những giúp thông tin dữ liệu được đồng nhất, kể cả những thông tin mang tính hệ thống lớn, mà còn sở hữu thể chia sẻ được cho nhiều người, sử dụng được nhiều thông tin cùng một lúc nên đạt được ý muốn nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau của cá nhân.

3. Đặc điểm của cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu là một tập hợp những thông tin sở hữu sự liên kết với nhau tạo nên tính logic, từ nguồn dữ liệu này sở hữu thể tìm kiếm được nguồn dữ liệu khác. CSDL (Cơ sở dữ liệu) được tạo nên sở hữu mục đích sử dụng rõ ràng, phù hợp cho một nhóm mục tiêu cùng sử dụng đồng thời.

Ví dụ về cơ sở dữ liệu như sau: Trên một trang Web sẽ sở hữu 3 phần. Phần lập trình được thiết kế bởi lập trình viên giúp cho trang hoạt động theo mục đích của chủ web. Phần dữ liệu như video, media sử dụng cho mục tiêu người sử dụng với mục đích khai thác thông tin. Phần cơ sở dữ liệu như bài viết, tin tức, mô tả thông tin,.. là do admin cập nhật với nội dung muốn gửi tới người sử dụng.

Cơ sở dữ liệu xuất hiện rộng rãi ở mọi lĩnh vực trong đời sống ví dụ như lưu trữ danh bạ bạn bè trong điện thoại, lưu trữ bạn bè trong facebook, lưu trữ những địa chỉ mail, yahoo; Lưu trữ lịch sử những hoạt động trên ứng dụng Grab, ứng dụng Uber, ứng dụng Fastgo; Lưu trữ giao dịch tại ngân hàng; Lưu trữ lịch sử cuộc gọi,…

Xem thêm: Mẫu biên bản kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ yếu tố nhất

Theo thống kê sở hữu khoảng 99,99% những ứng dụng cần tới cơ sở dữ liệu. Như vậy hầu như ko đơn vị nào ko sở hữu nhu cầu sử dụng hệ dữ liệu cả. Từ những dữ liệu đơn thuần ví dụ như file text, microsoft access, sqlite,… tới những nguồn dữ liệu lớn và phức tạp như SQL Server hay Oracle,….

4. Vấn đề cần giải quyết về cơ sở dữ liệu:

Để đạt được những ưu điểm trên, CSDL đặt ra những vấn đề cần giải quyết. Đó là

Tính chủ quyền của dữ liệu: Do tính chia sẻ của CSDL nên chủ quyền của CSDL dễ bị xâm phạm.

Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng: Do sở hữu nhiều người được phép khai thác CSDL nên cần thiết phải sở hữu một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL.

Tranh chấp dữ liệu: Nhiều người được phép cùng truy cập vào CSDL với những mục đích khác nhau: Xem, thêm, xóa hoặc sửa dữ liệu. Cần phải sở hữu cơ chế ưu tiên truy cập dữ liệu hoặc giải quyết tình trạng xung đột trong quá trình khai thác khó. Cơ chế ưu tiên sở hữu thể được thực hiện bằng việc cấp quyền (hay mức độ) ưu tiên cho từng người khai thác.

Đảm bảo dữ liệu lúc sở hữu sự cố: Việc quản lý dữ liệu tập trung sở hữu thể làm tăng nguy cơ mất mát hoặc sai lệnh thông tin lúc sở hữu sự cố mất điện đột xuất hoặc đĩa lưu trữ bị hỏng. Một số nền tảng sử dụng mạng sở hữu cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng (cơ chế sử dụng đĩa cứng dự phòng – RAID), tự động kiểm tra và khắc phục lỗi lúc sở hữu sự cố. Tuy nhiên, ko kể dịch vụ của nền tảng sử dụng, để đảm bảo an toàn cho CSDL, nhất thiết phải sở hữu một cơ chế khôi phục dữ liệu lúc sở hữu sự cố xảy ra.

5. Quản lý cơ sở dữ liệu là gì?

Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là hệ thống được thiết kế để quản lý cơ sở dữ liệu tự động và sở hữu trật tự. những hành động quản lý này bao gồm chỉnh sửa, xóa, lưu thông tin và tìm kiếm (truy xuất thông tin) trong một nhóm dữ liệu nhất định.

Nói một cách dễ hiểu hơn, hệ quản trị cơ sở dữ liệu là máy móc tự động giúp người sử dụng sở hữu thể kiểm soát những thông tin, tạo, cập nhật và duy trì những CSDL. Trong đó, hai thành phần chính trong một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là: Bộ xử lý truy vấn (bộ xử lý yêu cầu) và bộ quản lý dữ liệu.

Xem thêm: Hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là gì? Vị trí, vai trò?

6. Tầm rất cần thiết của quản lý cơ sở dữ liệu:

Trong thời buổi khoa học số hiện nay, nhiều quy trình, quá trình hay những hệ thống quản trị đều được mã hóa và vận hành bởi những thiết bị, ứng dụng nhằm giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Trên cơ sở đó, những hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu ra đời và đóng vai trò rất cần thiết trong xử lý và kiểm soát nguồn thông tin. Cụ thể, hệ thống quản trị CSDL sở hữu những chức năng chính như sau:

Cung cấp môi trường tạo lập cơ sở dữ liệu: Hệ quản trị CSDL đóng vai trò cung cấp cho người sử dụng một tiếng nói định nghĩa dữ liệu để mô tả, khai báo kiểu dữ liệu, những cấu trúc dữ liệu.

Cung cấp cách cập nhật và khai thác dữ liệu: Hệ quản trị CSDL cung cấp cho người sử dụng tiếng nói thao tác dữ liệu để diễn tả những yêu cầu, những thao tác cập nhật và khai thác cơ sở dữ liệu. Thao tác dữ liệu bao gồm: Cập nhật (nhập, sửa, xóa dữ liệu), Khai thác (tìm kiếm, kết xuất dữ liệu).

Cung cấp những công cụ kiểm soát, điều khiển những truy cập vào cơ sở dữ liệu nhằm đảm bảo thực hiện một số yêu cầu cơ bản của hệ cơ sở dữ liệu. Bao gồm: (một) Đảm bảo an ninh, phát hiện và ngăn chặn những truy cập bất hợp pháp. (2) Duy trì tính nhất quán của dữ liệu. (3) Tổ chức và điều khiển những truy cập. (4) Khôi phục cơ sở dữ liệu lúc sở hữu sự cố về phần cứng hay ứng dụng. (5) Quản lí những mô tả dữ liệu.

Trong nghiên cứu thị trường

Với đặc điểm phải khảo sát số lượng lớn mẫu theo những tiêu chí lựa tậu, đồng thời chịu áp lực của khách hàng về việc phải cập nhật số liệu nhanh, chính xác, báo cáo đầy đủ, trong thời gian ngắn, việc sử dụng ứng dụng và hệ cơ sở dữ liệu tương ứng tư vấn:

– Giảm lượng giấy tờ cần lưu trữ

– Quản lý lượng lớn kết quả khảo sát lâu dài, so sánh kết quả khảo sát qua những năm của cùng một khách hàng, cùng một chỉ tiêu dễ dàng, tức thời, hiệu quả

Xem thêm: Oracle là gì? Tìm hiểu về hệ quản trị Cơ sở dữ liệu Oracle?

– Cuộc khảo sát luôn được cập nhật nhanh chóng, tránh trùng (một khách hàng chỉ được khảo sát bởi một khảo sát viên trừ trường hợp khác cho phép), tránh thiếu thông tin (ứng dụng cảnh báo lúc chưa đầy đủ những thông tin yêu cầu), sai lệch thông tin (do phải nhập lại từ giấy tờ vào file), mất dữ liệu (giấy tờ), tránh thiếu khách hàng cần khảo sát (ứng dụng nhắc)

– Một số báo cáo đơn thuần được trích xuất tức thời

– Việc kiểm soát khảo sát viên và độ trung thực của kết quả khảo sát đơn thuần hơn

– tầm giá ban đầu sở hữu thể tăng lên, tuy nhiên, tầm giá triển khai lâu dài giảm xuống.

*Trong quản lý bán hàng

Việc nhiều bộ phận, cá nhân cùng lúc tra cứu, cập nhật thông tin về một khách hàng, một đơn hàng là điều ko thể tránh khỏi. Hệ thống cơ sở dữ liệu đơn thuần hóa việc làm quản lý khách hàng

Cho phép quản lý hàng triệu khách hàng cùng lúc, lưu trữ toàn bộ những giao dịch, đặc điểm, kết quả, trạng thái… của từng khách hàng

Cùng lúc tra cứu một hoặc nhiều khách hàng sở hữu những đặc điểm theo yêu cầu

Xem thêm: Xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai.

Cập nhật cùng lúc nhiều mặt của cùng một khách hàng theo phân quyền

Bộ phận marketing lưu trữ thông tin về những chiến dịch, danh sách khách hàng tìm kiếm được sau mỗi chiến dịch

Phòng kinh doanh được phép sửa thông tin cơ bản, những thông tin phục vụ chăm sóc khách hàng, những đơn hàng

Bộ phận kho, sản xuất lưu trữ thông tin những thông tin về kết quả sản xuất đơn hàng, tình trạng kho hàng

Bộ phận kế toán lưu trữ những giao dịch liên quan tới đơn hàng, những tầm giá phát sinh

những dữ liệu rời rạc từ những bộ phận trên được thống nhất, lưu trữ xuyên suốt trong suốt quá trình từ lúc tìm được tới lúc bán hàng, xuất hóa đơn và lịch sử giao dịch về sau, giảm tỷ lệ bị trùng khách hàng, cung cấp thêm những thông tin để phân nhóm, xây dựng những chiến dịch chăm sóc khách hàng phù hợp nhất với nhu cầu (theo dữ liệu giao dịch lịch sử) của khách hàng.

Ngoài ra, việc lưu trữ file khách hàng riêng lẻ làm những siêu thị gặp khó khăn lúc nhân viên kinh doanh nghỉ việc và cầm toàn bộ dữ liệu khách hàng sang siêu thị đối thủ. Cơ sở dữ liệu được phân quyền hiệu quả chỉ cho phép nhân viên tìm kiếm, lấy những thông tin cho phép, giảm rủi ro mất khách hàng ko đáng sở hữu này.

Việc xem xét dữ liệu lịch sử, so sánh dữ liệu qua những năm cũng giúp siêu thị nhìn nhận những xu hướng tăng giảm doanh thu theo những điều kiện thời gian, môi trường… nhằm chuẩn bị trước những kế hoạch ứng phó phù hợp

Xem thêm: Mẫu biên bản sao lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ yếu tố nhất

Dữ liệu lịch sử nhân viên kinh doanh giúp mô tả thông tin những thế mạnh, yếu của từng nhân viên, giúp siêu thị xây dựng cơ chế thưởng phạt, đào tạo phù hợp tăng kết quả chung.

*Trong quản trị nhân sự

Quản lý nhân sự là một quá trình kéo dài từ trước lúc xây dựng kế hoạch tuyển dụng tới cả sau lúc nhân sự đó nghỉ khỏi siêu thị. Mỗi nhân sự bao gồm rất nhiều thông tin rời rạc, rất khó quản lý nếu chỉ quản lý bằng giấy tờ hoặc file riêng lẻ, đặc trưng lúc cập nhật, thay đổi thông tin cá nhân, việc những dữ liệu ko “khớp” với nhau ko phải là hiếm. Một hệ thống ứng dụng phù hợp sẽ giúp ban lãnh đạo siêu thị:

Thông tin nhân sự được lưu trữ đồng bộ trong suốt quá trình từ trước, trong và sau lúc làm việc tại siêu thị: thông tin cơ bản về nhân sự, những quyết định liên quan, kết quả mô tả thông tin hiệu suất làm việc, mức lương, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, thăng chức… những ứng dụng thông tin nhân sự giúp quản lý thông tin cá nhân của nhân sự một cách bài bản và xuyên suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp.

Thông tin được đảm bảo về tính đồng bộ, sẵn sàng, duy nhất, ko trùng lặp… và chỉ được xem, sửa bởi những bộ phận / cá nhân được phân quyền phù hợp.

Hệ thống báo cáo giúp mô tả thông tin toàn diện những mặt của nhân sự siêu thị, từ đó xây dựng những kế hoạch đào tạo, tuyển dụng… hiệu quả, đúng nhu cầu

Giúp xây dựng và đồng bộ hệ thống lương thưởng, phúc lợi phù hợp toàn hệ thống