Quy trình là gì? Đặc điểm và phân biệt quá trình và quy trình

Để giúp những chủ thể mang thể vận hành một cách mang hiệu quả, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động mang liên hệ mật thiết với nhau. Trong hệ thống quản lý mang nhiều khái niệm khá khó hiểu và ko phải ai cũng nắm được, một trong số đó là khái niệm quy trình. chắc chắn hẳn hiện nay vẫn còn nhiều người chưa biết tới thuật ngữ này.

Tư vấn luật trực tuyến miễn phí qua tổng đài điện thoại: 1900.6568

một. Tìm hiểu về quy trình:

Định nghĩa quy trình:

Quy trình được hiểu cơ bản là cách thức cụ thể để tiến hành một hoạt động hay một quá trình. Quy trình xác định đầu vào, đầu ra của quá trình và cách thức để biến đầu vào thành đầu ra bao gồm việc gì cần phải làm, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Quy trình mang thể được lập thành văn bản hoặc ko.

Cũng mang thể hiểu, quy trình là phương pháp được thiết lập để hoàn thành một nhiệm vụ, thường là với những bước được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

Thuật ngữ quy trình tương tự là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay làm việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường những đơn vị phát triển những quy trình nhằm mục đích để thực hiện và kiểm soát những quá trình của mình. Một quy trình mang thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình mang thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Quy trình cũng giúp ích cho những cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng làm việc do nhân viên thực hiện.

Quy trình trong tiếng Anh là gì?

Quy trình trong tiếng Anh là Procedure.

Đặc điểm của quy trình:

Xem thêm: Xác định mức mức chi phí lập hồ sơ trong quá trình lựa sắm nhà thầu

Quy trình mang những đặc điểm cơ bản sau đây:

– những quy trình thường ko thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định để nhằm mục đích mang thể tạo ra kết quả cuối cùng được chuẩn hóa và nhất quán.

– những đặc điểm của một quy trình rõ ràng là thực tế, ngắn gọn, cụ thể, mang tính hướng dẫn và chính xác.

nguyên do cần phải mang quy trình:

nguyên do cần phải mang quy trình đối với nhân viên:

– Mỗi cá nhân mang kiến thức, kĩ năng khác nhau dẫn tới cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện làm việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước làm việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào?

– Sẽ ko mang tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của nhà quản lí mà ko biết phải làm thế nào, hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn ko đúng ý sếp.

nguyên do cần phải mang quy trình đối với cấp quản lí:

Xem thêm: Xử lý tình huống phát sinh trong quá trình đấu thầu qua mạng

– Quy trình cũng giúp ích cho những cấp quản lí kiểm soát tiến độ và chất lượng làm việc do nhân viên thực hiện.

2. Phân biệt quá trình và quy trình:

Ta hiểu về quá trình như sau:

Quá trình được hiểu là tập hợp những nhiệm vụ, những bước hoặc những hoạt động được thực hiện, theo một thứ tự cụ thể và dẫn tới một kết quả cuối cùng, kết quả đó mang thể là một hàng hóa dịch vụ để phục vụ cho những nhu cầu của trái đất. Hoặc mang thể hiểu đơn thuần quá trình là việc sử dụng những nguyên chiếc đầu vào và biến nó thành những thành quả đầu ra mà người thực hiện quá trình mong muốn.

Quá trình (Process):

– Tập hợp những hoạt động mang quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

– Quá trình thể hiện bằng hành động.

– Quá trình là mục tiêu của quản lý. Một quá trình mang thể được quản lý bởi nhiều quy trình.

– mang thể ẩn chứa trình tự ko mang tính cần.

Xem thêm: Quy trình là gì? Những điểm khác nhau giữa quy trình và quá trình?

– đạt được ý muốn yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.

– Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.

Ta hiểu về quy trình như sau:

Khái niệm quy trình được hiểu là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay làm việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. Như vậy, thông thường những đơn vị phát triển những quy trình nhằm thực hiện và kiểm soát những quá trình của mình. Một quy trình mang thể được tạo lập để nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình mang thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

Quy trình (Procedure):

– Một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.

– Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.

– Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình mang thể quản lý nhiều quá trình.

Xem thêm: Điều chỉnh dự án thêm vốn xây dựng lúc mang sai sót trong quá trình lập dự toán

– mang tính bó buộc tuân thủ.

– Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.

– Quy trình thường ko thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

Thông qua đó ta phân biệt quá trình và quy trình như sau:

Quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, mà ko phải đồng nhất như nhiều người vẫn nghĩ. Quá trình và quy trình mang những điểm khác nhau cụ thể như sau:

– Về khái niệm:

Quá trình là tập hợp những hoạt động mang quan hệ lẫn nhau hoặc tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.

Quy trình là một phương pháp cụ thể để tiến hành một hoạt động hoặc một quá trình.

Xem thêm: Nguyên phân là gì? Quá trình nguyên phân và ý nghĩa của nó?

– Về hình thức thể hiện:

Quá trình thể hiện bằng hành động.

Quy trình thường được thể hiện trên văn bản.

– Về đặc điểm:

Quá trình là mục tiêu của quản lý. Một quá trình mang thể được quản lý bởi nhiều quy trình. mang thể ẩn chứa trình tự ko mang tính cần.đạt được ý muốn yêu cầu theo chuẩn đầu vào, đầu ra của quy trình.Quá trình thường được thực hiện dưới hình thức chưa được tối ưu hóa, chưa ngắn gọn, hiệu quả chưa cao.

Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình mang thể quản lý nhiều quá trình.mang tính bó buộc tuân thủ. Quy trình xác định và đặt ra đầu vào, đầu ra cho quá trình.Quy trình thường ko thay đổi thường được thực hiện theo một thứ tự nhất định.

mang thể thấy rằng, thông thường những đơn vị phát triển những quy trình nhằm mục đích thực hiện và kiểm soát những quá trình của mình. Một quy trình mang thể nhằm kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình mang thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình khác nhau.

Phân biệt quá trình và quy trình thông qua thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001:

Xem thêm: Một số rủi ro pháp lý trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại

Thuật ngữ trong ISO 9000 & ISO 9001 nói tới “Quá trình – Process” như là một “tập hợp những hoạt động mang tương tác nhằm biến đổi đầu vào thành đầu ra”. Như vậy nói Quá trình – Process là nói tới hoạt động.

Thuật ngữ “Quy trình – Procedure” như là “một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay làm việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản.

Như vậy, ta nhận thấy, thông thường những đơn vị phát triển những “quy trình” nhằm mục đích để thực hiện và kiểm soát những “quá trình” của mình. Một quy trình mang thể được thực hiện nhằm mục đích kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình mang thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.

3. Tầm rất cần thiết của quy trình trong hệ thống quản lý:

Trong một tổ chức, chuyện những cá nhân mang kiến thức và kỹ năng khác nhau sẽ dẫn tới cách làm việc và hiệu quả khác nhau. Vì vậy nên mới cần mang quy trình để nhằm mục đích mang thể giúp cho những chủ thể đó mang thể thực hiện những làm việc làm việc của mình/ Tránh tình trạng nhân viên chậm chỉ thị của cấp trên hay thực hiện những làm việc thừa gây tiêu hao thời gian.

Đối với những làm việc cần phối hợp nhóm thì ngoài sẽ giúp phân bổ làm việc hợp lý còn giúp tăng sự phối hợp giữa những thành viên, đảm bảo làm việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến.

Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên của mình hơn thông qua kiểm tra tiến độ làm việc của họ được thể hiện trên quy trình, từ đó đưa ra những giải pháp hay chiến lược kịp thời.

Để những chủ thể mang một hệ thống quản lý chất lượng cần phải hợp thức hóa quá trình và quy trình, nhằm mục đích để phục vụ cho việc đạt được mục tiêu đã đề ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý quá trình và quy trình hợp lý là một làm việc lâu dài đòi hỏi nhiều yếu tố như kỹ thuật, nhân lực và trải nghiệm làm việc… Thiết lập bộ tiêu chuẩn ISO 9001 chính là giải pháp tối ưu được những chủ thể sử dụng nhằm mục đích để mang một hệ thống quản lý bài bản giúp những chủ thể đó mang thể gia tăng lợi nhuận của mình.

4. Rào cản trong quá trình thực hiện quy trình:

Bản thân những cấp quản lý ko chịu thêm vốn thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này cũng chưa phải là dài hạn và những chủ thể vẫn thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát làm việc của nhân viên.

Xem thêm: mang quy định về thời gian từng bước trong quá trình mô tả thông tin hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất ko?

Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Thực chất cho rằng trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau lúc bàn bạc, thống nhất thì những điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều lúc tiến hành trao đổi trực tiếp với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng ko đủ ý.

những chủ thể là người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ, những chủ thể nên nhớ rằng thước đo của một quy trình mang hiệu quả hay ko thể hiện ở việc người tuân thủ nó mang thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện làm việc đạt chất lượng tốt hơn.

Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. những tài liệu ko phản ánh đủ những hoạt động thực tiễn đang diễn ra.

Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu được hiểu là hồ sơ phản ánh những hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn tới khó đo lường và mô tả thông tin hiệu quả làm việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Hệ thống tài liệu quá nhiều. siêu thị ko thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời. ko tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian. Thực tế hoạt động ko áp dụng như tài liệu đã quy định.